g. Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso de compras en la empresa, describiendo los métodos de trabajo, procedimientos y las diferentes actividades que allí se desarrollan

h.    ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el incremento o decremento de las utilidades de la organización?

i. ¿Está soportado el proceso de compras en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique: Si, ya que toda su actividad esta documentada y cobijada por el Sistema de Gestión integral: procedimientos, formatos, indicadores de gestión, flujograma de procesos, auditorias internas y externas.

j. ¿Cómo se desarrolla el proceso de Logística en la empresa? ¿El proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una empresa de producción? Explique. Si es de servicios como se desarrolla el proceso de distribución o atención de los clientes cuando solicitan el producto.(Habrá mejor nota si se hacen registros fotográficos, videos, planillas de registro, etc.)

K.    Explique tres controles que utiliza la Dirección de compras y ¿Qué resultados sean obtenido?

NOMBRE  DEL INDICADOR:                  ROTACIÓN DE INVENTARIO PARA ENERGÍA

CÓDIGO:                                          CO - 01

DESCRIPCIÓN:                              Permite medir el stock de inventario  para un tiempo determinado (meses de ventas)

                                                                                                          Kardex  del ultimo mes

FORMULA:                                      Rotación de inventario =

                                                                                                          Promedio ventas últimos 6 meses  +  promedio de requisiciones últimos 6 meses

OBJETIVO:                                      Manejo óptimo de los stock de inventarios

ORIGEN DE DATOS:                                Archivo de movimiento de inventario (programa xenco) y procesados en Excel

RESPONSABLE:                           Coordinador de compras

PERIODICIDAD:                             Mensual

NOMBRE DEL INDICADOR:                   RENTABILIDAD PARA COMUNICACIONES

CÓDIGO:                                          CO - 04

DESCRIPCIÓN:                              Mirar y evaluar el margen de rentabilidad de los productos

                                                                                         Venta - Costo

FORMULA:                                      Rentabilidad =                                 x 100 %

                                                                                               Venta

OBJETIVO:                                      Hallar el porcentaje de rentabilidad cumplido

ORIGEN DE DATOS:                                 Información de venta de los archivos de movimientos de inventarios (programa xenco) y procesados en          

Excel

RESPONSABLE:                           Coordinador compras nacional

PERIODICIDAD:                             Mensual

META:                                                           MINIMA: 17%                                  

Conclusiones:

1. Se identifico la importancia de que este proceso estuviera oficializado dentro del sistema de gestión de la calidad.

 2. Las buenas relaciones con los proveedores son vitales para una  compra exitosa.

3. Las herramientas informáticas son indispensables para facilitar toda la gestión de compras.

4.  Una buena gestión en compras también depende del trabajo en equipo todas las áreas de apoyo.

5. Dar cumplimiento a todos los procesos que cobija la gestión de compras

Foto con el Jefe de Compras ingeniero Juan Diego Ramirez:

d.Procedimiento compras

e.    ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales, Internacionales, Regionales, etc.?  ¿Cómo clasifica la empresa las compras de producto, Materia Prima o Insumos?: nacionales e internacionales: el procedimiento para internacional es igual hasta el punto de la entrega de la orden de COMPRA: esta no se le envía al proveedor sino que se envía por mail al auxiliar de logística internacional y esta ya sigue el proceso: contacto con los proveedores internacionales.

f.    ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las compras y cómo influyen en el funcionamiento de ella? Es decir, que Hardware, Software, u otros elementos utilizan para esta función: ERP: Microsoft Dynamics Axapta: Planeación de Recursos Empresariales: un sistema de gestión de información estructurado, diseñado para satisfacer soluciones de gestión empresarial, facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa, unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, recursos, servidor de datos y equipos bien dotados.

10, Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?.

Solo de los productos de alta rotación, como lo expresaba en uno de los puntos anteriores, donde  juega un papel importante el punto de reorden, el historial y la proyección de cada uno de los productos  dentro de esta modalidad, lo que lo convierte en parámetros máximos y mínimos variables de acuerdo al comportamiento del mercado y su necesidad.

11. Cuales de los siguientes controles utiliza la Dirección de Compras? (o si todos)
Presupuestos, Indicadores de gestión, evaluación del proveedor, reportes estadísticos de compras.   También reevaluación y retroalimentación de proveedores.

12.  Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? Como funcionan esos convenios?

 Si, en el momento de las negociaciones se define el modo de pago....hay negociaciones puntuales que pueden tener un convenio de pago diferente al generalmente utilizado...y se debe dejar muy claro en la orden de compra.

1. Reseña Histórica breve presentación

Una empresa Colombiana, con una organización creada para ofrecer servicios de ingeniería y soluciones integrales, suministro de materiales, equipos y tecnología en los sectores de la energía eléctrica y de las comunicaciones, tanto en el territorio nacional como internacional.

1985: Fundada en la ciudad de Medellín-Colombia

1992: Se crea la división de ingeniería

1995: Se crea un nuevo departamento dedicado a actividades de diseño y ejecución de obras para el sector de las telecomunicaciones

1998: obtenemos la certificación bajo la norma ISO 9001

2000: Ampliamos el alcance de la certificación ISO 9001

2001: Se crea el departamento de Logística Internacional

2002: Se obtiene certificado ISO 9001 versión 2000

2003: Se obtiene el segundo certificado ISO 9001version 2000

2005: Logramos participar en el primer gran proyecto de transmisión de energía a nivel nacional

2006: norma OHSAS 18001 en gestión ambiental en salud y seguridad ocupacional.

2. Justificación:

Se pretende entender y dar a conocer el proceso de compras que se maneja en esta compañía y trasmitir lo aprendido durante el desarrollo de esta investigación.

3. objetivo general: Establecer las directrices que se deben seguir para la adquisición de materiales y equipos para las solicitudes de compra.

Objetivo específico: llevar a cabo una buena negociación con productos de excelente calidad y bajo costo.

Ustedes almacenan la mercancía? Como funciona este almacenaje? Que tecnología utilizan para este proceso?? (servicios de apoyo: montacargas, estantería etc.): fotos de la bodega se almacenan en estanterías grandes utilizan montacargas

1. Cuales son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión Compras?

ü  Garantizar la entrega a tiempo, calidad y  precio competitivo en el mercado, de todo el suministro requerido, buscando la satisfacción del cliente externo e interno de la empresa. 

ü  Negociar las condiciones óptimas para una buena compra de suministros, de acuerdo a una necesidad de la empresa 

ü  Generar alianzas estratégicas que permitan impulsar el continuo crecimiento de la empresa

ü 

2.   Cuantas personas intervienen en todo el proceso de compras de la empresa y de que forman actúan?

Personas tengo a Cargo.  Uno es el auxiliar de compras ingeniería (apoya suministro requerido por los proyectos), dos son auxiliares de compras comercial (apoyan requerimientos comerciales, tanto de telecomunicaciones como energía), otro es auxiliar de compras herramientas y garantías (apoya el requerimiento de los proyectos en cuento a herramientas y dotación requerida y adicional esta al frente del proceso de garantías) y por ultimo Analista de compras (encargada de seguimientos, información de proveedores y análisis requeridos).  Y a la cabeza el jefe de compras, quien se encarga de las negociaciones de los requerimientos de mayor peso dentro del suministro y administrar el proceso.

3.  Donde y como se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?. 

De acuerdo a la necesidad puntual del área comercial o de ingeniería, los productos se localizan, se negocian y se compran a nivel nacional o internacional.  Adicional se tienen ya unas alianzas y productos especificados dentro del portafolio y cada proyecto, con quienes se hace efectiva dicha alianza para activar un suministro especifico.

4.     Existen hojas de vida de las características del producto con las que ustedes trabajan? Evidencia 2

Nosotros como el portafolio es tan grande es imposible parametrizar algún producto

5. Que sistema de compras se utiliza en la compañía? por ejemplo: compras sin stock, con stock, ¿son centralizadas, descentralizadas?, explique.

Ø  Por el comportamiento del mercado Colombiano y el dinamismo de la empresa, la estrategia fue modificada y en este momento la mayoría de los productos se compran de acuerdo a la necesidad que se presenta en la compañía, y solo en stock, se manejan los productos de alta rotación, que son el día a día de la empresa en las diferentes áreas y donde los productos de este tipo que tengan una alta variación en su costo por el material en el cual se produce, es analizado más a fondo de acuerdo a históricos más amplios y la proyección de la empresa; en nuestro caso particular y por el comportamiento de la empresa, seria productos como tubería, cable coaxial, conectores, etc. 

Ø  Se busca emplear una mezcla entre centralizados y descentralizados, con el objetivo de tener alianzas estratégicas bien establecidas pero al mismo tiempo, sin dejar de monitorear el mercado, su comportamiento y las diferentes alternativas que se presentan, con el objetivo de ser cada vez mas competitivos.

6.  En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Ø  Buscar siempre un buen precio, con la calidad requerida, en el tiempo justo y bajo unas condiciones bien establecidas, para un buen engranaje dentro del flujo de caja y cronograma del proyecto o de la empresa en general 

Ø  Generar ambientes amigables para una negociación, con el objetivo de conseguir buenas alianzas y no solo compras puntuales. 

Ø  Para una buena negociación, es necesario estar bien informados de la necesidad, la competencia y el mercando, con el objetivo de obtener siempre buenos resultados en pro de un suministro optimo. 

Ø  La negociación siempre debe ser un gana gana de ambas partes, tanto del comprador como del vendedor, pues de esta forma se fortalecen lazos y se genera confianza en la empresa y en el trabajo 

Ø  Antes de cerrar algún negocio de gran magnitud, es necesario conocer y evaluar a los proveedores para ello, con el fin que cumplan con todos los parámetros necesarios para un buen suministro y cumplimiento de las políticas de la empresa.

7. Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Como se realiza esta investigación y búsqueda?

La búsqueda comienza de acuerdo a productos particulares, puede ser por productos que requieran ser reevaluados, ya sea por su costo superior al mercado, o su calidad inferior, por fuera de los parámetros de calidad que la empresa quiere suministrar o también por algún nuevo producto próximo a desarrollarse o emplearse, desde allí se comienza el primer acercamiento con cada uno de los fabricantes, donde se le manifiesta la necesidad puntual y el objetivo de poder realizar negocios directos, ya ellos evalúan esa posibilidad de acuerdo a proyecciones y sus políticas;  y de ser el caso lo redireccionan a través de un canal y ya con toda esta información recolectada, se evalúa la viabilidad de un posible cambio.  Esta búsqueda también puede ser una herramienta para presionar y potencializar las alianzas.

8. Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? sino lo hacen preguntar el porque no lo hacen.

No se realiza, pues ya los productos para su comercialización o empleo en los diferentes proyectos, ya debieron ser especificados de acuerdo a cada necesidad y deben cumplir con todos los parámetros de calidad especificados por el cliente.   Todo este posible análisis es realizado por el área de ingeniería quien evalúa la viabilidad del producto para su necesidad o de la empresa; esto es utilizado en mayor proporción por empresas que producen algún tipo de producto en especial y quieren reemplazar algún producto del mercado, con características similares.